Kao konsultant, susrećem se sa kompanijama različitim po veličini, organizaciji, delatnosti… Jedan od čestih bolnih tačaka sa kojima se susrećem u velikom broju klijenata jeste nedostatak kvalitetnih izveštaja. Iz prakse znam da bez njih nema kvalitetne razmene informacija, donošenja racionalnih odluka, niti efikasnog upravljanja procesima i ljudima.
Prilagođeni, da ne kupotrebimo reč personalizovani, pregledni menadžerski izveštaji, koji staju na jednu stranicu, jesu prvi i najvažniji alat preko koga može da se upravlja celom kompanijom, određenim sektorima, timovima ljudi ili bilo kojim drugim delom poslovanja. Ko podatke ne ne razume u potpunosti, on realno ne upravlja svojim biznisom i nema mogućnost da bude pobednik već reaktivno reaguje i zadovoljan je time da prati šta drugi rade i da ne odskače previše od matice.
Uslov da bi menažerski izveštaj bio koristan i upotrebljiv, jeste da sadrži SVE najvažnije (ali samo najvažnije) informacije vezane za osobu kojoj je namenjen, dok sve manje važne informacije treba eliminisati, odnosno žrtvovati kao figure u šahu, zarad ostvarenja višeg cilja. Ti, ostali podaci, koji nisu “najvažniji” idu u neke druge izveštaje i prate ih neki drugi ljudi, dok menadžeri moraju da se bave suštinom i upravljanjem celim sektorima, odeljenjima, grupama proizvoda ili na kraju krajeva – celom kompanijom.
Najčešća zamka u koju se upada jeste da se od previše detaljnih izveštaja ne vidi cela slika, ili što bi se popularno reklo – da se od drveća ne vidi šuma… Što je kompanija veća, odnosno radi sa većim brojem artikala ili usluga, javlja se veći problem – potreba da svi prate sve. To je, ne samo pogrešno, jer ne omogućava fokus nikome, već je i neefikasno – jer u takvim slučajevima ne postoje jasni prioriteti jasno određenim osobama, na osnovu kojih ovi treba da reaguju.
Pravljenje dobrog i upotrebljivog izveštaja je veoma kreativan zahvat koji iziskuje neko vreme i nije nešto što treba ostaviti IT-u da to oni naprave za jedno popodne. IT-evci ili drugi ljudi koji tehnički prave izvepštaj, jednostavno ne moraju da znaju šta je vama važno i oni bez vas ne mogu ništa dobro da urade.
Veoma je važno je da se pažljivo osmisliti kako da se prikažu bitni podaci, tako da budu pregledni i jasni; ko treba da prati koje indikatore; sa čime treba se porede dobijeni podaci; kako prikazati podatke tako da možete da odmah prepoznate jasne signale koje su to oblasti koje treba dublje istraživati i pratiti. I na kraju treba nam da prikazani podaci budu i korisni (zasnovani na činjenicama), usmereni – da omogućavaju fokusiranje na važne stvari i insiprativni – da iniciraju delovanje.
8 funkcija dobrih menadžerskih izveštaja
- Omogućava menadžeru da – ne samo da prati definisane indikatore – već da pravovremeno donosi dobre strateške i operativne odluke, koje su zansovane na činjenicama, trendovima i stvarnom stanju;
- Inspirativan – mora da ima upotrebnu vrednost, da osoba kojoj je namenjen može lako da ga razume i koristi, te će biti motivisan da mu pristupa i prati kretanja i upravlja svojom zonom odgovornosti;
- Precizno definiše ko je za šta odgovoran. Sve informacije koje su u menadžerskom izveštaju jesu njena/njegova zona dogovornosti;
- Efikasan je alat ne samo za kontrolu, već za upravljanje timovima i ljudima. Kada na primer napravite dobar plan, preko izveštaja možete pratiti ostvarenje i na osnovu toga donositi u hodu odluke koje vam omogućavaju postizanje ciljeva i optimizacije;
- Omogućava pravednu i inspirativnu politiku nagrađivanja – analizom menadžerskog izveštaja se jasno vide koje oblasti odskaču od drugih, te dubljom analizom mogu jasno da se identifikuju ljudi koji imaju najveći doprinos ostvarenju ciljeva, a takođe i ljude kojima je potrebna pomoć i podrška.
- Ne oduzima puno vremena da se kreira – uslov svih uslova;
- Pregledan je, jasan i nedvosmislen – ne daje previše mogućnosti za “kreativna” tumačenja;
- Sadrži potrebna objašnjenja o ključnim uticajima, kako bi znali razloge zbog čega su rezutati kakvi jesu. Ukoliko želimo da poredimo, na primer, prodaju ovog meseca, sa istim mesecima u prethodnim godinama, trebaju nam objašnjenja koji su uticaji postojali u tim periodima, kako bismo imali objektivnu sliku.
Ukoliko želite našu pomoć oko kreiranja upotrebljivih izveštaja, budite slobodni da nas kontaktirate ovde ili putem našeg telefona +381 61 189 1080. Sve usluge koje pružamo možete pogledati ovde. Budite slobodni da nas informativno kontaktirate oko bilo kakvih pitanja, bez ikakvih obaveza.